Hva er en medarbeiderundersøkelse, og hvordan bør den brukes?

Hva er en medarbeiderundersøkelse?

I en medarbeiderundersøkelse tar de ansatte stilling til påstander om sin egen arbeidshverdag – arbeidsmengde, rolleklarhet, støtte fra leder og kolleger, innflytelse over eget arbeid og hvordan folk behandler hverandre. Svarene legges sammen for grupper, slik at virksomheten ser mønstre og ikke enkeltpersoner.

Navnet dekker mye. Noen medarbeiderundersøkelser måler trivsel og engasjement, andre måler arbeidsmiljøfaktorene på en måte som kan brukes i en risikovurdering. Forskjellen betyr noe, fordi det er faktorene regelverket krever at dere kartlegger. Les mer om forskjellen i artikkelen om trivselsundersøkelser.

Store norske leksikon beskriver hva en slik undersøkelse kan og ikke kan: «Resultatene vil ikke gi et fullstendig bilde av forholdene som undersøkes, men kan være et godt utgangspunkt for videre utdypning.»

Én kilde blant flere

Arbeidstilsynet skriver: «For å få et godt bilde av det psykososiale arbeidsmiljøet, bør virksomheten bruke flere kilder i kartleggingen, som for eksempel arbeidsmiljøundersøkelser, vernerunder, avviksmeldinger, medarbeidersamtaler eller uformelle samtaler.»

En spørreundersøkelse er god til å vise hvor et problem er og hvor stort det er, og den gir alle en stemme samtidig. Den er dårligere til å forklare hvorfor. Det får dere fram i samtalene etterpå – i gjennomgangen med de ansatte, med verneombudet og i medarbeidersamtalene.

Hva krever loven?

Plikten til å kartlegge arbeidsmiljøet er ikke ny. Den står i bestemmelsen om systematisk HMS-arbeid i arbeidsmiljøloven, og fra 1. januar 2026 er den gjort tydelig for det psykososiale arbeidsmiljøet i et eget kapittel i forskrift om utførelse av arbeid.

Regelverket sier ikke at kartleggingen skal gjøres med en spørreundersøkelse. Arbeidstilsynet skriver at «omfanget, metodene og innholdet i kartleggingen og risikovurderingen skal tilpasses virksomhetens art, aktiviteter og størrelse». En anonym undersøkelse er en praktisk måte å få svar fra alle på samtidig, men den bør suppleres med samtaler. Les mer om kravene til kartlegging.

Hva bør undersøkelsen måle?

Forskriften § 1A-1 sier at psykososiale arbeidsmiljøfaktorer «blant annet» er:

• uklare eller motstridende krav og forventninger i arbeidet
• emosjonelle krav og belastninger i arbeid med mennesker
• arbeidsmengde og tidspress som innebærer ubalanse mellom arbeidet som skal utføres, og den tiden som er til rådighet
• støtte og hjelp i arbeidet
• mulighet for kontakt og kommunikasjon med andre arbeidstakere i virksomheten
• trakassering, herunder seksuell trakassering
• vold og trusler
• selvbestemmelse og innflytelse i arbeidet

Listen er ikke uttømmende. Arbeidstilsynet skriver at formuleringen «blant annet» markerer «at bestemmelsen ikke gir en uttømmende liste over psykososiale arbeidsmiljøfaktorer». Hvilke faktorer dere må kartlegge, avhenger av virksomhetens art, aktiviteter og risikobilde.

Mål også det som beskytter. Arbeidstilsynet skriver: «Slike faktorer kan virke både belastende og beskyttende. Også beskyttende faktorer kan derfor være relevant å inkludere i kartleggingen.» Støtte fra leder og kolleger, innflytelse over eget arbeid og opplevelsen av mening er eksempler.

Et etablert utgangspunkt er spørreskjemaer i QPS Nordic-tradisjonen, et nordisk spørreskjema om psykologiske og sosiale faktorer i arbeidet. STAMI beskriver at det er utviklet «for kartlegging i forbindelse med utviklingsarbeid og tiltak og for forskning», og at det er ment brukt i en «kartleggings-tilbakemeldingsprosess»: resultatene skal tilbake til dem som svarte. Se hvilke spørsmål som bør være med.

Anonymitet i praksis

Datatilsynet skriver at «Formålet med en arbeidsmiljøundersøkelse vil normalt kunne oppnås ved innsamling av anonyme opplysninger». At navnet ikke lagres, er likevel ikke nok. Datatilsynet peker på at kombinasjonen av opplysninger som stilling, alder og kjønn «nokså enkelt» kan identifisere enkeltpersoner, «og spesielt i små virksomheter», og legger til: «Et annet vanlig problem er bruk av åpne merknadsfelt.»

• Vis ingen gruppe med færre enn fem svar. Medarbeiderundersøkelsen i staten (MUST), som STAMI står for, har samme grense: «Enheter med minst 5 svar får rapport.»
• Spør om så få bakgrunnsopplysninger som mulig. Hver ekstra opplysning deler svarene i mindre grupper.
• Vær varsom med fritekst. Om MUST skriver STAMI: «Av hensyn til personvern er det ikke mulig for ansatte å svare fritt med tekst eller kommentarer.»
• Hindre at noen kan regne seg fram. Viser dere tallet for hele virksomheten og for alle grupper unntatt én, kan den skjulte gruppen regnes ut. Da må også en annen gruppe skjules.

Les mer om hva anonym medarbeiderundersøkelse betyr.

De ansatte og verneombudet er med fra start

Arbeidstilsynet skriver at arbeidsgiveren «ikke kan gjøre dette arbeidet alene, men må involvere ansatte og verneombud aktivt i både kartlegging, risikovurdering samt planlegging og oppfølging av tiltak». For en medarbeiderundersøkelse betyr det at verneombudet er med på å velge tema og grupper, kjenner tidsplanen og deltar når resultatene gås gjennom. Les mer om verneombudets rolle i kartleggingen.

Fra resultater til tiltak

En undersøkelse uten oppfølging gjør lite. Arbeidstilsynets kartlegging av det systematiske HMS-arbeidet viser at de fleste virksomheter kartlegger og risikovurderer arbeidsmiljøet minst én gang i året. «Likevel er det under halvparten av virksomhetene som gjør dette på en systematisk måte, og enda færre følger opp med konkrete tiltak basert på vurderingene.»

Tilbakemeldingen ser ut til å være en viktig del av effekten. I en studie STAMI omtalte i 2023, med 30 enheter i sju bedrifter, fikk noen av enhetene tilbakemeldingsmøter med presentasjon og fortolkning av resultatene, og hjelp til å utvikle konkrete tiltak. De hadde lavere langtidssykefravær enn enhetene som bare fikk kartlegging og generelle råd. Forskerne fant imidlertid «få direkte effekter av tiltaket på arbeidsmiljøfaktorene og helseplagene som ble kartlagt».

Arbeidstilsynet beskriver hva en handlingsplan bør inneholde:

To prinsipper til fra Arbeidstilsynet: «Tiltakene bør så langt som mulig rette seg mot årsakene til risikoen, for eksempel organisatoriske eller arbeidsmessige forhold.» Og: «Kollektive tiltak bør vurderes før individuelle tiltak.» Se slik går dere gjennom resultatene med de ansatte og fra resultater til tiltak.

Gjenta, dokumenter og evaluer

Arbeidstilsynet skriver at «Kartlegging og risikovurdering skal ikke være en engangsaktivitet». Ett opplegg er én grundig undersøkelse i året og kortere målinger på temaene der tiltak er satt i verk, en såkalt pulsundersøkelse. Kartleggingen, vurderingene og tiltakene dokumenteres som en del av det systematiske HMS-arbeidet. Se også hvor ofte dere bør måle arbeidsmiljøet.

Sjekkliste

1. Avtal formål, tema, grupper og tidsplan med verneombudet før dere sender.
2. Mål faktorene forskriften peker på, og det som beskytter.
3. Vis ingen gruppe med færre enn fem svar, og hold bakgrunnsspørsmålene få.
4. Gå gjennom resultatene med de ansatte, og spør hva som ligger bak tallene.
5. Lag en handlingsplan med mål, tiltak, ansvar og tidsramme.
6. Evaluer tiltakene, og dokumenter kartlegging, vurdering og tiltak.