Hvor ofte bør dere måle arbeidsmiljøet?

Hva regelverket sier

Arbeidsmiljøloven setter ikke et fast intervall. Forskrift om utførelse av arbeid § 1A-2 sier at kartleggingen og risikovurderingen skal «gjentas regelmessig og ved endringer som kan ha betydning for risikoforholdene i virksomheten». En omorganisering, en fusjon, et nytt system eller en krevende periode er altså grunn til å kartlegge igjen, uansett når dere gjorde det sist.

Én måling i året viser tilstand, ikke retning

En årlig undersøkelse gir et øyeblikksbilde. Den forteller hvor dere står, men ikke om tiltakene fra i fjor virket, for mellom to målinger har så mye annet skjedd. Tolv måneder er også lenge å vente på å vite om noe hjalp.

Når det går et år mellom hver gang, blir undersøkelsen dessuten et prosjekt. Den planlegges, presenteres og glemmes. Det er den vanligste grunnen til at arbeidsmiljøarbeidet stopper opp.

Grunnlinje og puls

Et eksempel på årshjul

Juli er ferie, og desember er travel for mange. Legg målingene utenom.

Hvor lang kan en puls være?

Kort. En puls som tar mer enn et par minutter, begynner å føles som en ny undersøkelse, og da faller svarprosenten. Hold den til faktorene der et tiltak løper – ofte to–tre faktorer med tre påstander hver – så tar den under ett minutt.

Hva med svarprosenten?

Hyppigere målinger gir ikke lavere svarprosent av seg selv. Det som får svarprosenten til å falle, er at folk ikke ser at forrige runde førte til noe. Når funnene deles og tiltakene er synlige, er det lettere å få folk til å svare igjen.

• Send på samme tid hver gang, for eksempel første tirsdag i måneden klokka ni.
• Send én påminnelse, ikke tre – og la systemet sende den, ikke lederen.
• Bruk SMS eller QR-kode der folk ikke sitter ved en PC.
• Fortell hva som skjedde etter forrige runde før dere sender neste.

Når dere bør måle utenom rytmen

Regelverket nevner endringer som kan ha betydning for risikoforholdene. Typiske eksempler:

• omorganisering, sammenslåing eller nedbemanning
• ny ledelse eller nye ledere i store deler av virksomheten
• flytting, nye lokaler eller overgang til hjemmekontor
• nye systemer eller arbeidsmåter som endrer hverdagen for mange
• en krevende hendelse eller periode – en ulykke, en konflikt, et stort prosjekt

Da er det bedre å kartlegge de berørte faktorene nå enn å vente på neste grunnlinje. En puls rettet mot for eksempel arbeidsmengde og rolleklarhet kan gjøre jobben.

Sammenlign likt med likt

En grunnlinje bør sammenlignes med forrige grunnlinje, helst målt i samme måned. En puls sammenlignes med pulsen før. Blander dere de to, sammenligner dere ulike spørsmålssett – og da kan en endring skyldes spørsmålene, ikke arbeidsmiljøet.

Små virksomheter

I en liten virksomhet er det fristende å droppe pulsene. Men det er nettopp der de er billigst: noen få påstander, under ett minutt per person. Husk at ingen gruppe bør vises under fem svar. Er dere få, ser dere tallene for hele virksomheten, ikke per avdeling.

I Orgpuls planlegger årshjulet rundene selv: én grunnlinje i året og pulser imellom, der pulsen bare spør om faktorene med åpne tiltak. Les mer om spørsmålene som bør være med.