Hva er en pulsundersøkelse, og når gir korte målinger mening?

Hva er en pulsundersøkelse?

Pulsundersøkelser er korte spørreskjemaer som sendes med jevne mellomrom. En nyere intervjustudie av hvordan virksomheter bruker dem, beskriver dem som korte, hyppige spørreskjemaer, og påpeker at det finnes lite forskning på hvordan de brukes i praksis. Blant virksomhetene i studien varierte hyppigheten fra hver uke til hver tredje måned.

Det skiller pulsundersøkelsen fra hovedkartleggingen, som måler alle de psykososiale faktorene grundig og er grunnlaget for risikovurderingen. Pulsen er en oppfølging, ikke en ny kartlegging.

Hva sier regelverket?

Regelverket bruker ikke ordet pulsundersøkelse, og det fastsetter ikke hvor ofte dere skal måle. Men det stiller krav som en kort måling kan hjelpe dere å oppfylle:

Om tiltakene skriver Arbeidstilsynet: «For å finne ut om tiltakene har ønsket effekt, må de evalueres. Dersom tiltakene ikke virker som planlagt, må de justeres og eventuelt erstattes eller suppleres av andre tiltak.» En kort måling på temaene der tiltak er satt i verk, er én måte å evaluere på. Den gir ikke hele svaret, men den viser om de ansatte merker en forskjell.

Når gir korte målinger mening?

• Etter et tiltak. Måler dere de samme påstandene som lå bak tiltaket, ser dere om tallene flytter seg.
• Ved endringer. En omorganisering, ny ledelse eller nye systemer kan ha betydning for risikoen. En kort måling på de berørte temaene kan vise om det skjer noe, i påvente av en grundigere kartlegging.
• For å holde arbeidet levende. En kort måling mellom hovedkartleggingene minner alle om at arbeidsmiljøet er et tema hele året – forutsatt at noe skjer med svarene.

Intervjustudien konkluderer med at pulsmålinger ikke bør erstatte den årlige, grundige risikokartleggingen, men fungere som et supplement. Den fant også at pulsmålingene i virksomhetene som regel ikke var koblet til arbeidet med psykososial risiko. Det er den koblingen som gjør målingen nyttig.

Hva forskningen sier om målefeil

Korte målinger har en pris: jo færre påstander og jo færre som svarer, desto mer usikkert er tallet.

• Enkeltspørsmål er mindre pålitelige enn skalaer. En gjennomgang av enkeltspørsmål i organisasjonsforskningen beskriver en bred enighet om at mål med flere spørsmål har bedre måleegenskaper, selv om enkeltspørsmål i noen tilfeller gir nyttig informasjon. En klassisk studie anslo den nedre grensen for påliteligheten til ett enkelt spørsmål om generell jobbtilfredshet til mellom 0,45 og 0,69, der 1 er perfekt.
• Små grupper gir ustabile gjennomsnitt. Hvor pålitelig et gjennomsnitt for en gruppe er, avhenger blant annet av hvor mange som er i gruppen. I en liten gruppe kan ett svar flytte tallet mye.
• Tilfeldig variasjon kan se ut som endring. Regresjon mot gjennomsnittet gjør at en gruppe som skåret uvanlig lavt ved én måling, ofte skårer nærmere gjennomsnittet neste gang – også uten tiltak. Effekten blir større jo mer målefeil det er, og når man bare følger opp gruppene som skåret lavest.

En studie av pulsmålinger i én helseorganisasjon fant at målingene ga et pålitelig bilde av engasjementet samlet, men at tallene lå stabilt gjennom åtte måneder, og at det knapt var forskjeller mellom grupper eller over tid, til tross for høy deltakelse. Studien konkluderte med at pulsmålinger kan egne seg til å anslå den generelle stemningen, men ikke til å oppdage endring over tid eller forskjeller mellom grupper.

Det betyr ikke at korte målinger er verdiløse, men at små utslag ikke bør leses som endring. Se etter tydelige og varige bevegelser, og hold dem opp mot det dere vet fra samtaler, vernerunder og avviksmeldinger.

Sammenlign likt med likt

En pulsmåling bør sammenlignes med den forrige pulsmålingen, med de samme påstandene og de samme gruppene. Endrer dere påstandene, gruppene eller svarskalaen, kan en endring i tallene skyldes målingen og ikke arbeidsmiljøet. Det samme gjelder når en kort pulsmåling sammenlignes med hele hovedkartleggingen. Se hvor ofte dere bør måle arbeidsmiljøet.

Svarviljen faller når ingenting skjer

Hyppige undersøkelser kan slite på svarviljen. En studie blant studenter fant at flere undersøkelser i løpet av ett studieår ga klart lavere svarprosent på de senere undersøkelsene. En arbeidsplass er ikke et studiested, men mekanismen er lett å kjenne igjen.

Det som ser ut til å bety mest, er om svarene blir brukt. I intervjustudien var de ansattes vilje til å svare sterkt avhengig av om de opplevde at svarene ble brukt på en meningsfull måte, og manglende oppfølging kunne føre til tilbaketrekning, undersøkelsestretthet og svekket tillit. En eldre studie av medarbeiderundersøkelser fant at de som ikke svarte, oftere hadde negative oppfatninger av hvordan virksomheten håndterer svarene – for eksempel at den ikke gjør noe med dem.

• Fortell hva som er gjort siden forrige måling før dere sender den neste.
• Hold målingen kort, og spør bare om temaene der noe skjer.
• Mål ikke oftere enn dere klarer å følge opp.

Anonymitet i små målinger

Korte målinger sendes ofte til små grupper, og da er anonymiteten mer sårbar. Forfatterne av intervjustudien skriver at gjennomsnitt av enkeltspørsmål for få personer er problematisk både for påliteligheten og for å oppdage endring, og at det verken er etisk eller metodisk akseptabelt å rapportere resultater for grupper helt ned i tre til fem personer.

Et praktisk utgangspunkt er å ikke vise noen gruppe med færre enn fem svar, og å se på tallene for hele virksomheten når gruppene er mindre. Medarbeiderundersøkelsen i staten (MUST) har samme grense: «Enheter med minst 5 svar får rapport.» Fordelingen per svaralternativ vises først fra ti svar. Les mer om hva anonym medarbeiderundersøkelse betyr.

Pulsmåling og hovedkartlegging

At tiltak er gjennomført, betyr ikke at de virker. En systematisk oversikt over tiltak rettet mot arbeidsforholdene fant at omtrent halvparten av 39 studier viste signifikante effekter, og at tiltak som tok for seg materielle, organisatoriske og arbeidstidsrelaterte forhold samtidig, oftere lyktes. Det er et argument for å måle om tiltakene merkes, ikke bare om de er gjennomført. Se fra resultater til tiltak.

Sjekkliste

1. Knytt pulsmålingen til tiltak eller endringer, ikke bare til kalenderen.
2. Bruk de samme påstandene som i hovedkartleggingen for temaene dere følger opp.
3. Hold den kort: få temaer, få påstander.
4. Vis ingen gruppe med færre enn fem svar.
5. Les små utslag med forsiktighet.
6. Fortell hva som har skjedd før neste måling, og la verneombudet være med på opplegget.