Anonymitet som ikke avhenger av at noen holder et løfte

Hva vi lagrer, og hva vi ikke lagrer

Om den enkelte ansatte lagres navn, e-post og gruppe i ansattregisteret, og mobilnummer hvis dere bruker SMS. Selve svaret lagres i en tabell som ikke har noen kolonne som kunne holdt en kobling til en person. Raden inneholder hvilken runde svaret hører til, hvilken gruppe personen er i, og timen det ble levert, avrundet til hele timer.

Invitasjonslenken slås opp på en kryptografisk sjekksum idet den brukes. Invitasjonen husker at den er brukt, slik at påminnelsen ikke går til deg – men aldri hvilket svar den ga. Det finnes ingen visning, eksport eller spørring som kan svare på hva en navngitt person har svart – heller ikke for administratorer – fordi opplysningen ikke finnes.

Fem svar, ellers en strek

Ingen gruppe vises før minst fem har svart. Grensen håndheves av databasen og kan ikke senkes, bare heves. Når tallene for de andre gruppene ville avslørt en skjult gruppe, holdes en gruppe til tilbake, slik at ingen kan regne seg fram.

Kommentarer og samtaler

En kommentar vises bare når gruppen den kommer fra har nok svar, og gruppen følger aldri med kommentaren. Den som skrev får en privat nøkkel til samtalen; databasen lagrer bare en sjekksum av den. Vil en leder snakke direkte, kan de be om det – men bare den ansatte kan gi seg til kjenne, ved å skrive fra sin egen e-post.

Behandlingsgrunnlag

Behandlingsgrunnlaget er rettslig forpliktelse, GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav c, jf. arbeidsmiljøloven § 3-1 og § 4-3 – ikke samtykke, fordi en ansatt ikke kan samtykke fritt overfor sin arbeidsgiver. Spørsmålene er utformet for å unngå helseopplysninger, som arbeidsgiver ikke skal innhente. Screeningen for krenkende atferd og for vold og trusler rapporteres bare som antall.

Lagring

• Dataene lagres på servere i EU (Frankfurt), under GDPR
• Svarene deles ikke med tredjeparter, og ingen svar brukes til å trene modeller
• Et enkeltsvar kan ikke hentes ut eller slettes enkeltvis, fordi det ikke kan knyttes til en person (GDPR artikkel 11)

Databehandleravtale

Virksomheten er behandlingsansvarlig, og Orgpuls AS er databehandler. Databehandleravtalen etter GDPR artikkel 28 ligger i Orgpuls under Oppsett, der daglig leder leser og signerer den, og kan skrives ut eller lagres som PDF. Underleverandørene er Supabase (database og innlogging, Frankfurt), Vercel (drift, Frankfurt) og Brevo (e-post og SMS).