Anonymitet som ikke avhenger av at noen holder et løfte
Ingen kan se hvem som har svart hva – heller ikke dere. Det er bygget inn i hvordan svarene lagres, ikke i en rutine noen må følge. Derfor kan de ansatte svare ærlig.
Hva vi lagrer, og hva vi ikke lagrer
I ansattregisteret lagrer vi navn, e-post og gruppe for hver ansatt, og mobilnummer hvis dere bruker SMS. Henter dere ansatte fra Microsoft Entra ID, lagres også personens objekt-ID i katalogen. Selve svaret havner i en tabell som ikke har noen kolonne som kunne holdt en kobling til en person. Raden viser runden, gruppen og timen svaret kom inn – ikke minuttet.
Orgpuls kjenner igjen invitasjonslenken på en kryptografisk sjekksum. Invitasjonen husker at den er brukt, så du ikke får påminnelse – men aldri svaret. Ingen skjerm, eksport eller spørring viser hva en navngitt person har svart, heller ikke for administratorer: opplysningen finnes ikke.
- InvitasjonenKjennes igjen på en sjekksumLenken slås opp på en kryptografisk sjekksum. Invitasjonen husker bare at den er brukt, så du ikke får påminnelse.
- SvaretLagres uten kobling til degRaden viser runden, gruppen og timen svaret kom inn. Ingen kolonne kan holde en kobling til en person.
- ResultatetVises først når nok har svartTallene vises per gruppe, og bare når gruppen har minst like mange svar som grensen.
Færre enn 5 svar gir en strek – som standard
Som standard vises ingen gruppe før minst 5 har svart, og 5 er sterkt anbefalt. Databasen håndhever grensen: dere kan heve den opp til 10, og et lite team kan senke den til 3 – aldri lavere. Jo færre svar, jo lettere er det å kjenne igjen hvem som sa hva, så daglig leder får en advarsel før grensen senkes. En runde beholder grensen den startet med, så en lavere grense åpner aldri tidligere runder. Ville tallene for de andre gruppene avsløre en skjult gruppe, skjuler Orgpuls én gruppe til, så ingen kan regne seg fram.
- Minst 3 svarGulvetEt lite team kan senke grensen hit, etter en advarsel til daglig leder. Lavere går det ikke.
- Minst 5 svarStandardSterkt anbefalt. En runde beholder grensen den startet med.
- Opptil 10 svarHøyeste grenseDere kan heve grensen. Jo flere svar per gruppe, jo vanskeligere er det å kjenne igjen hvem som sa hva.
Kommentarer og samtaler forblir anonyme
En kommentar vises bare når gruppen den kommer fra, har nok svar, og gruppen følger aldri med kommentaren. Den som skrev, får en privat nøkkel til samtalen; databasen lagrer bare en sjekksum av den. Vil en leder snakke direkte, kan lederen be om det – men bare den ansatte kan gi seg til kjenne, ved å skrive fra sin egen e-post.
Grunnlaget er lovplikt, ikke samtykke
Behandlingen bygger på rettslig forpliktelse: GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav c, jf. arbeidsmiljøloven § 3-1 og § 4-3. En ansatt kan ikke samtykke fritt overfor arbeidsgiveren sin, så samtykke brukes ikke. Spørsmålene unngår helseopplysninger, som arbeidsgiver ikke skal be om, og svar om vold, trusler og krenkende atferd vises bare som antall.
Lagret i EU og ikke delt videre
- Vi lagrer dataene på servere i EU (Frankfurt), under GDPR
- Vi deler ikke svarene med tredjeparter og bruker ingen svar til å trene KI-modeller
- Et enkeltsvar kan ikke hentes ut eller slettes enkeltvis, fordi det ikke kan knyttes til en person (GDPR artikkel 11)
Databehandleravtalen ligger klar i Orgpuls
Dere er behandlingsansvarlig og Orgpuls databehandler, etter GDPR artikkel 28. Daglig leder leser og signerer avtalen under Oppsett, og kan skrive den ut eller lagre den som PDF. Vi bruker tre underleverandører: Supabase (database og innlogging, Frankfurt), Vercel (drift, Frankfurt) og Brevo (e-post og SMS), og en fjerde for virksomheter som sender målingen i Teams: Microsoft (Azure Bot Service, EU).
Spørsmål dere bør stille enhver leverandør
Anonymitet er lett å love og vanskelig å bevise. Still disse spørsmålene – til oss og til andre:
- Finnes det noen kolonne eller logg som kan koble et svar til en person – også for administratorer?
- Hvor stor må en gruppe være før den vises, og hvem kan senke grensen?
- Kan en skjult gruppe regnes ut fra totalen og de andre gruppene?
- Følger gruppen med når en kommentar vises?
- Hvor lagres dataene, og hvilke underleverandører brukes?
- Brukes svarene til noe annet, for eksempel til å trene KI-modeller?
Les mer om hva anonymt må bety i en medarbeiderundersøkelse, om hvordan anonymiteten er bygget inn i Orgpuls, steg for steg, og om hva et verktøy for medarbeiderundersøkelse bør klare.