Anonym medarbeider­undersøkelse: hva betyr anonymt, og hva gjør det med svarene?

Hva gjør anonymitet med svarene?

Folk svarer ærlig når de er trygge på at svaret ikke kan spores tilbake. Er de i tvil, svarer de pent – eller ikke i det hele tatt. En medarbeiderundersøkelse med tvilsom anonymitet gir tall som ser bra ut, men som ikke stemmer. Da blir også kartleggingen av det psykososiale arbeidsmiljøet, som arbeidsgiveren skal gjøre etter forskrift om utførelse av arbeid § 1A-2, bygd på et svakt grunnlag. Selve undersøkelsen er ikke lovpålagt, men kartleggingen er det. Se er medarbeiderundersøkelse lovpålagt?

Dette er ikke bare en følelse; det er målt. I en studie fra 2000 lot Ong og Weiss studenter svare på spørsmål om blant annet juks, og for 79 av dem visste forskerne fasiten. Blant dem som faktisk hadde jukset, innrømmet 25 prosent det når svaret var konfidensielt – og 74 prosent når det var anonymt. Spørsmålet var det samme. Det eneste som endret seg, var om svaret kunne føres tilbake til personen.

Det samme mønsteret finnes på arbeidsplassen. Da Antonioni i 1994 lot ansatte i et forsikringsselskap vurdere lederne sine, ga de som måtte oppgi navn, høyere skår enn de som svarte anonymt. De ansatte var mest komfortable med å svare anonymt; lederne foretrakk å vite hvem som hadde sagt hva. Forskerens egen tolkning var at de navngitte vurderingene trolig var oppblåste. En gjennomgang av forskningen på følsomme spørsmål (Tourangeau og Yan, 2007) peker på hvorfor. Folk redigerer svarene sine for å unngå å dumme seg ut og for å unngå konsekvenser fra andre – og en leder som kan lese svaret, er en slik konsekvens.

To forbehold hører med. Anonymitet gir ikke automatisk flere svar. En gjennomgang fra 1995 (Singer, Von Thurn og Miller) fant at løfter om konfidensialitet øker svarprosenten litt, og bare når spørsmålene er følsomme. Et randomisert forsøk fra 2014 (Murdoch og kolleger) fant ingen sikker forskjell i svarprosent mellom anonyme og konfidensielle utsendinger – men de som svarte anonymt, lignet mest på dem som ikke svarte, og ga dermed det mest representative bildet. Og anonymitet uten mening kan gi slurv: Lelkes og kolleger viste i 2012 at helt anonyme studenter oftere innrømmet upopulære holdninger, men også svarte mindre nøyaktig. Lærdommen for en medarbeiderundersøkelse er ikke å svekke anonymiteten, men å gjøre den verdt å svare nøye på: et kort skjema, spørsmål folk kjenner seg igjen i, og et resultat de får se igjen.

Gjelder kartleggingen enkeltpersoner eller arbeidsmiljøet?

Anonymitet er ingen hindring for det kartleggingen skal oppnå. Arbeidstilsynet skriver i kommentaren til forskriften § 1A-1 at vurderingen av hva som er fullt forsvarlig «som hovedregel skal knytte seg til det psykososiale arbeidsmiljøet som helhet, og til virksomhetenes systemer, organisering og styring». Den enkeltes opplevelser er likevel viktige, men som signal om forhold i organisasjonen:

Det arbeidsgiveren trenger å vite, er altså hvordan arbeidet oppleves i en avdeling eller et team – ikke hvem som mener hva. Enkeltsaker, som en konkret sak om trakassering, hører hjemme i varslingsrutinene, ikke i en undersøkelse.

Hva skjer når undersøkelsen ikke er anonym?

Mange undersøkelser er «konfidensielle» heller enn anonyme: leverandøren eller personalavdelingen (HR) vet hvem som svarte hva, og lover å ikke fortelle det videre. Forskjellen er ikke en formalitet. Datatilsynet skriver at formålet med en arbeidsmiljøundersøkelse normalt kan oppnås med anonyme opplysninger, og at det da i de fleste tilfeller heller ikke er tillatt å behandle personopplysninger. Er undersøkelsen ikke reelt anonym, gjelder personvernreglene fullt ut. Arbeidsgiveren trenger et rettslig grunnlag, de ansatte skal vite hvem som har tilgang – «for eksempel nærmeste sjef eller HR-avdelingen» – og hver enkelt har rett til innsyn i det som er lagret om seg.

Innsynsretten er der konfidensielle undersøkelser oftest kommer i vanskeligheter. Datatilsynet nevner at krav om innsyn gjerne dukker opp i undersøkelser som er nært knyttet til enkeltpersoner, der noen ønsker å se hva andre ansatte har opplyst om dem. En leder som får dårlig skår, kan be om innsyn i det som er sagt; den som skrev det, kan ikke lenger regne med å være skjult. Da har undersøkelsen blitt en personalsak.

Personalkonflikter: når en kommentar handler om én person

Det vanskeligste tilfellet er fritekst som peker på en navngitt person: «Avdelingslederen roper til folk.» I en anonym undersøkelse kan påstanden verken etterprøves eller brukes mot personen – den som er omtalt, har krav på å få vite hva anklagen går ut på og å svare på den, og det krever en avsender. I en undersøkelse som ikke er anonym, blir kommentaren i stedet starten på en sak med to parter, der den som skrev, kan bli kalt inn. Begge deler er grunner til å holde enkeltsaker utenfor undersøkelsen: den skal måle hvordan arbeidsmiljøet er, ikke avgjøre hvem som har rett.

Loven har en egen vei for slike saker. Arbeidsmiljøloven kapittel 2 A gir arbeidstakere rett til å varsle om kritikkverdige forhold, pålegger arbeidsgiveren å undersøke varselet innen rimelig tid og å sørge for at den som varslet, har et fullt forsvarlig arbeidsmiljø, og forbyr gjengjeldelse. Virksomheter med minst fem ansatte skal ha skriftlige rutiner for intern varsling. En undersøkelse erstatter ikke disse rutinene, og den bør si det selv: gjelder det en konkret sak, bruk varslingsrutinen.

Frykten for konsekvenser er ikke innbilt. I Fafos undersøkelse for Arbeidstilsynet (2019) svarte 19 prosent av dem som hadde varslet, at de fikk negative reaksjoner eller sanksjoner – oftest å bli fratatt arbeidsoppgaver eller irettesatt av leder. Rapporten slår fast at det er vanskeligst å varsle om psykososiale forhold. I 2022 var andelen med negative reaksjoner 21 prosent, mot 13 prosent i 2010, og risikoen var størst nettopp når varselet gjaldt det psykososiale arbeidsmiljøet og når sjefen var den ansvarlige. Det er denne virkeligheten de ansatte har i bakhodet når de vurderer om de tør å svare ærlig på et spørsmål om lederen.

Hvordan brytes anonymiteten?

1. Svaret kan kobles til personen

Mange undersøkelser sendes ut med en personlig lenke, og det registreres hvem som har svart, for å kunne sende påminnelser. Hvis den koblingen finnes sammen med svarene, er anonymiteten et løfte, ikke en egenskap. Det avgjørende er om svaret lagres sammen med noe som kan identifisere den som svarte: navn, e-post, IP-adresse eller et nøyaktig tidspunkt. Et tidspunkt rundet av til hele timen sier langt mindre enn et sekundnøyaktig.

2. Gruppen er for liten: hvor mange svar må til?

Minst fem svar før en gruppe vises er den vanlige nedre grensen. En avdeling på tre er gjenkjennelig selv om ingen navn står noe sted, så ingen gruppe bør vises før et minimum har svart. Et lite team kan ha grunn til å gå ned til tre, men jo færre svar, jo lettere er det å kjenne igjen hvem som sa hva.

Grensen må gjelde alle, også administratorer og toppledelsen. Og den bør ikke kunne senkes i etterkant for å «se tallet likevel»: en undersøkelse bør beholde grensen som gjaldt da den ble sendt ut. Det samme gjelder kombinasjoner av bakgrunnsopplysninger. Avdeling, alder og ansiennitet kan hver for seg gi store grupper, men sammen gi en gruppe på én.

3. Den skjulte gruppen kan regnes ut

Denne overses oftest. Ser du tallet for hele virksomheten og for alle avdelinger unntatt én, kan du regne ut den siste. Da hjelper det ikke at den lille avdelingen er skjult. Der regnestykket ellers ville gått opp, må derfor enda en gruppe holdes tilbake.

4. Et pseudonym forveksles med anonymitet

Et skjema der navnet er byttet ut med et løpenummer, er ikke anonymt så lenge noen har listen som kobler nummeret til personen. EUs personvernmyndigheter (Artikkel 29-gruppen) slo fast i 2014 at pseudonymisering ikke er en metode for anonymisering: den reduserer bare koblingen til identiteten og er et sikkerhetstiltak, ikke mer. Spør derfor om nøkkelen finnes – hos leverandøren, hos HR eller i en e-postlogg – ikke bare om den vises.

Hvordan sender dere påminnelser uten å vite hvem som mangler?

Påminnelser øker svarprosenten, men de er også et sted der anonymiteten lett lekker. Purrer lederen selv, må lederen vite hvem som ikke har svart – og da vet lederen også hvem som har. Det tryggeste er at påminnelsen sendes ut sentralt, én gang, og at ingen i virksomheten kan lese listen over hvem som mangler.

Kan fritekstkommentarer være anonyme?

Fritekst kan avsløre hvem som skrev den, selv når ingen navn er lagret. «Som eneste kvinne på verkstedet …» trenger ingen signatur. Kommentarer bør derfor bare vises når gruppen har nok svar, og de bør ikke kopieres videre til flere enn dem som trenger dem for å følge opp.

Kommentarer kan også inneholde personopplysninger om andre – en kollega som nevnes ved navn, et sted, en hendelse. Da er det ikke bare den som skrev, som skal skjermes. Navn på kolleger, avdelinger og steder bør tas ut før noen leser teksten, og kommentaren bør vises uten hvilken gruppe den kom fra: «noen på verkstedet skrev dette» er en liten nok høystakk til at folk gjetter.

Anonymitet trenger ikke bety enveiskommunikasjon. Det er mulig å legge opp til at ledelsen svarer på en kommentar uten å få vite hvem som skrev den, for eksempel ved at den som skrev, får en privat lenke der svaret kan leses. Forutsetningen er at koblingen mellom kommentar og person ikke er tilgjengelig for virksomheten.

Hvem eier dataene fra undersøkelsen?

Juridisk er svaret arbeidsgiveren. Det er virksomheten som bestemmer formålet med undersøkelsen og hvordan den gjennomføres, og som dermed er behandlingsansvarlig. En leverandør som gjennomfører undersøkelsen, er databehandler og handler på arbeidsgiverens instruks – Datatilsynet minner om at kravene i personvernforordningen artikkel 28 og 29 da må være oppfylt, med en databehandleravtale. Leverandøren eier ikke svarene og kan ikke bruke dem til egne formål, for eksempel til å sammenligne kunder eller trene modeller, uten at avtalen sier det.

Er undersøkelsen reelt anonym, er svarene ikke personopplysninger, og de ansatte har ikke innsynsrett i dem – det finnes ikke noe «mitt svar» å gi innsyn i. Det er et gode, ikke et tap: det er grunnen til at svarene kan være ærlige. Men det betyr også at arbeidsgiveren må avklare noen ting i avtalen som loven ellers ville regulert. Det gjelder hvor lenge resultatene lagres, hva som slettes når avtalen opphører, om dataene kan eksporteres og i hvilken form, og hvem i virksomheten som har tilgang til hva.

Et praktisk prinsipp er at ingen skal se mer enn de trenger. Daglig leder trenger tallene for virksomheten og for avdelingene over grensen; en avdelingsleder trenger sin egen avdeling; verneombudet trenger de samme tallene som ledelsen for å kunne medvirke etter arbeidsmiljøloven § 6-2. Ingen av dem trenger å vite hvem som svarte hva – og ingen av dem bør ha teknisk mulighet til å finne det ut, heller ikke den som administrerer verktøyet.

Hvilke spørsmål bør dere stille før undersøkelsen sendes ut?

Enten undersøkelsen gjøres på papir, i et regneark eller med et digitalt verktøy, bør arbeidsgiveren og verneombudet kunne svare på disse spørsmålene. Bruker dere en ekstern leverandør, er det dem dere spør.

1. Lagres svaret sammen med navn, e-post, IP-adresse eller eksakt tidspunkt?
2. Hva er den minste gruppen som vises – og kan noen senke grensen, også i etterkant?
3. Hindres det at man regner seg fram til en skjult gruppe, eller krysser bakgrunnsopplysninger ned til noen få personer?
4. Hvem kan se listen over hvem som har svart, og hvem sender påminnelsene?
5. Hvordan behandles kommentarer fra små grupper, og hvem kan lese dem?
6. Hvor lagres dataene, hvem har tilgang, og deles de med andre?
7. Hvem er behandlingsansvarlig og hvem er databehandler – og hva sier avtalen om sletting, eksport og leverandørens egen bruk av dataene?
8. Hva skjer med en kommentar som handler om en navngitt person, og hvor henviser undersøkelsen den som har en konkret sak?

Kartleggingen skal etter forskriften § 1A-2 gjøres i samarbeid med arbeidstakerne og deres representanter. Det er naturlig at verneombudet er med på å avklare disse spørsmålene før undersøkelsen sendes ut.

Hvordan forklarer du anonymiteten til de ansatte?

Folk tror på anonymitet når de får den forklart konkret, ikke når de får et løfte. Er undersøkelsen satt opp slik som beskrevet over, kan en kort tekst før utsendingen se slik ut:

Teksten må stemme med virkeligheten. Kan noen i virksomheten se hvem som har svart, skal det ikke stå at det er umulig.

Si også hva som skjer med resultatet, og når. Anonymitet gjør folk trygge nok til å svare. At noe skjer etterpå, gjør at de gidder. Les om hvordan du går gjennom resultatene med de ansatte uten å avsløre noen, og om hvilke spørsmål som bør være med.