Anonym medarbeiderundersøkelse: hva betyr anonymt?

Hvorfor anonymitet avgjør kvaliteten

Folk svarer ærlig når de er trygge på at svaret ikke kan spores tilbake. Er de i tvil, svarer de pent – eller ikke i det hele tatt. En undersøkelse med tvilsom anonymitet gir tall som ser bra ut, men som ikke stemmer.

Tre måter anonymiteten brytes på

1. Svaret kan kobles til personen

Mange verktøy sender en personlig lenke og lagrer hvem som har svart, for å kunne purre. Hvis den koblingen finnes sammen med svarene, er anonymiteten et løfte, ikke en egenskap. Spør om svaret lagres sammen med noe som kan identifisere den som svarte: navn, e-post, IP-adresse eller et nøyaktig tidspunkt.

2. Gruppen er for liten

En avdeling på tre er gjenkjennelig selv om ingen navn står noe sted. Løsningen er en nedre grense: ingen gruppe vises før et minimum har svart. Fem er vanlig. Grensen må gjelde alle – også administratorer – og den bør ikke kunne senkes for å «se tallet likevel».

3. Man kan regne seg fram

Denne overses oftest. Ser du tallet for hele virksomheten og for alle avdelinger unntatt én, kan du regne ut den siste. Da hjelper det ikke at den lille avdelingen er skjult. Et godt verktøy holder derfor tilbake en avdeling til når det trengs for at regnestykket ikke skal gå opp.

Kommentarer er det vanskeligste

Fritekst kan avsløre hvem som skrev den, selv når ingen navn er lagret. «Som eneste kvinne på verkstedet …» trenger ingen signatur. Kommentarer bør derfor bare vises når gruppen har nok svar, og ledelsen bør kunne svare uten å få vite hvem de svarer.

Anonymt, men likevel en samtale

Anonymitet trenger ikke bety enveiskommunikasjon. I Orgpuls (pakken Vanlig) kan ledelsen svare på en kommentar uten å vite hvem som skrev den. Den som skrev, får en privat lenke og kan lese svaret og svare tilbake – uten at noen får vite hvem det var.

Spørsmål å stille leverandøren

1. Lagres svaret sammen med navn, e-post, IP-adresse eller eksakt tidspunkt?
2. Hva er den minste gruppen som vises – og kan en administrator senke grensen?
3. Hindrer verktøyet at man regner seg fram til en skjult gruppe?
4. Hvordan behandles kommentarer fra små grupper?
5. Hvor lagres dataene, og deles de med andre?

Slik gjør Orgpuls det

• Svaret lagres uten navn, e-post og IP-adresse, og tidspunktet rundes av til hele timen. Det finnes ingen kolonne som kunne holdt en kobling.
• Ingen gruppe vises før minst fem har svart. Grensen ligger i databasen og kan ikke senkes, bare heves.
• Når tallene for de andre gruppene ville avslørt en skjult gruppe, holdes en gruppe til tilbake.
• Svarene lagres i EU og deles ikke med tredjeparter.

Purring uten å vite hvem som mangler

Påminnelser øker svarprosenten, men de er også det stedet anonymiteten oftest lekker. Hvis lederen purrer, må lederen vite hvem som ikke har svart – og da vet lederen også hvem som har. Det løses ved at systemet sender påminnelsen, én gang, og at listen over hvem som mangler ikke kan leses av noen i virksomheten.

Slik forklarer dere anonymiteten til de ansatte

Folk tror på anonymitet når de får den forklart konkret, ikke når de får et løfte. En kort tekst før utsendingen kan se slik ut:

Si også hva som skjer med resultatet, og når. Anonymitet gjør folk trygge nok til å svare. At noe skjer etterpå, gjør at de gidder.

Les også om spørsmålene som bør være med, eller se hvordan anonymiteten fungerer når dere er få.