Medarbeiderundersøkelse: spørsmålene som gir svar

Færre spørsmål gir bedre svar

Det er fristende å spørre om alt. Men hvert spørsmål koster tid, og trøtthet gir dårligere svar mot slutten. Viktigere: hvert spørsmål lover indirekte at noen skal gjøre noe med svaret. Spør bare om det dere er villige til å følge opp.

En hovedmåling på rundt 30 påstander tar omtrent fire minutter å svare på. Korte pulser mellom hovedmålingene bør ta under ett minutt.

Temaene som bør være med

Arbeidsmiljøloven § 4-3 og forskrift om utførelse av arbeid kapittel 1A peker på faktorene som betyr mest for det psykososiale arbeidsmiljøet. En undersøkelse som skal brukes i kartleggingen, bør dekke dem:

Elleve eksempelspørsmål

Spørsmålene fungerer best som påstander folk tar stilling til på en femdelt skala: helt uenig, litt uenig, verken eller, litt enig, helt enig. Her er én påstand per tema, slik de står i Orgpuls:

1. Jeg kan si fra om kritikkverdige forhold uten å frykte konsekvenser
2. Arbeidsmengden min er til å håndtere over tid
3. Jeg får sjelden oppgaver uten å vite hva som skal prioriteres ned
4. Jeg har mulighet til kontakt med kollegaer i løpet av arbeidsdagen
5. Jeg blir sjelden stående alene i følelsesmessig krevende situasjoner
6. Jeg får støtte fra lederen min når jobben blir krevende
7. Jeg har innflytelse over hvordan jeg utfører arbeidet
8. Jeg blir møtt med respekt uansett hvem jeg er
9. Jeg vet hva som forventes av meg i jobben min
10. Kollegaene mine stiller opp når jeg trenger hjelp
11. Arbeidet jeg gjør betyr noe

Spørsmål utenfor indeksen

Noen spørsmål passer ikke inn i en samlet indeks, men er verdt å stille:

• Anbefaling: «Hvor sannsynlig er det at du vil anbefale oss som arbeidsplass til en du kjenner?» Rapporteres som eget tall.
• Krenkende atferd: «Har du opplevd eller sett krenkende atferd, trakassering eller mobbing på jobb siste tolv måneder?» Bør bare vises som antall for hele virksomheten, aldri per gruppe.

Et åpent kommentarfelt gir ofte de viktigste funnene. Men fritekst kan avsløre hvem som skrev den, selv når navnet ikke er lagret. Behandle kommentarer med samme varsomhet som tall for små grupper.

Anonymitet: hvorfor en grense på fem svar

Folk svarer ærlig når de vet at svaret ikke kan spores tilbake. Det krever mer enn at navnet ikke lagres: en avdeling på tre personer er gjenkjennelig uansett. Derfor bør ingen gruppe vises før et minimum har svart. I Orgpuls er grensen fem, og den kan ikke settes lavere. Les mer i Anonym medarbeiderundersøkelse: hva betyr anonymt?

Hva dere gjør med svarene

Resultatet er ikke svaret – det er starten på en samtale. Del det med de ansatte innen to uker. Velg to–tre funn som betyr mest, og gjør dem til tiltak med eier og frist. Ikke ta tak i ni ting samtidig.

Slik leser dere resultatet

I Orgpuls regnes svarene om til en indeks fra 0 til 100: helt uenig blir 0, helt enig blir 100, og hver faktor får snittet av sine tre påstander. En faktor på 65 eller mer regnes som lav risiko, 50–64 som middels og under 50 som høy.

Nivået er likevel mindre interessant enn bevegelsen. At en faktor står på 61, sier lite alene. At den har falt fra 64 til 61 siden i fjor, mens resten står stille, er et signal. Se på faktorene før dere ser på totalen – totalen kan stå stille mens to faktorer beveger seg i hver sin retning.

Hvorfor fem svaralternativer

En femdelt skala med et midtpunkt lar folk si «verken eller» når det er det de mener. Uten midtpunkt tvinges de til å velge side, og det gir støy. Flere trinn gir sjelden bedre data – forskjellen mellom 6 og 7 på en tidelt skala betyr ulike ting for ulike folk.

Mål så igjen på faktorene der tiltakene løper. Da ser dere om noe har flyttet seg, og de ansatte ser at svarene førte til noe. Det er det som holder svarprosenten oppe neste gang.