Slik er medarbeider­undersøkelsen anonym – fra invitasjon til rapport

Hva skjer med svaret fra det sendes inn?

Invitasjonen inneholder en personlig lenke, men lenken lagres bare som en sjekksum. Når svaret sendes inn, skrives det i én transaksjon til en tabell som ikke har noen kolonne som kunne holdt en kobling til en person: raden bærer runden, gruppen svaret gjelder, og timen det kom inn – ikke minuttet, ikke IP-adressen, ikke hvilken invitasjon som ble brukt. Innsendingen får ikke engang tilbake id-en til raden som ble skrevet, så heller ikke den som svarer kan senere peke på «sitt» svar.

Rekkefølgen på temaene er tilfeldig per person, så ingen kan gjette hvem som svarte hva ut fra når et svar kom inn. Resultater leses aldri rett fra svartabellen: de regnes ut av databasefunksjoner som legger terskelen på hver eneste celle før noe sendes til skjermen, rapporten eller eksporten.

Hvor mange svar må til før et tall vises?

Fem svar er standard og sterkt anbefalt: ingen gruppe vises for seg selv før minst fem har svart. Grensen ligger i databasen, ikke i et oppsett noen kan overstyre. Et lite team kan senke den til fire eller tre, og bare etter en advarsel om hva det betyr; lavere enn tre går det ikke, fordi databasen alltid regner med minst tre uansett hva som er valgt. Dere kan også heve den, opp til ti. En runde beholder terskelen den ble åpnet med, så ingen kan senke grensen etterpå for å «se tallet likevel».

Under terskelen står det en strek. Tallet er ikke skjult for noen spesielt – det er ikke regnet ut for noen – og svarene teller likevel med i helheten. Kan en skjult gruppe regnes ut ved å trekke de andre fra helheten, holdes én gruppe til tilbake. Det samme gjelder antallet som har svart: for en gruppe under terskelen vises ikke deltakelsen heller.

Hvordan kan ledelsen svare på en anonym kommentar?

Kommentarer er frivillige, og de leses aldri rå. Navn på kolleger, avdelinger og steder fjernes automatisk før noen leser teksten, og en kommentar vises bare når gruppen den kom fra, har nådd terskelen – uten at gruppen noen gang følger med kommentaren. «Noen på verkstedet skrev dette» er en for liten høystakk.

Likevel er det ikke enveiskommunikasjon. Når noen skriver en kommentar, får de en nøkkel i nettleseren sin; databasen lagrer bare en sjekksum av den. Lederen svarer på kommentaren og ser en samtale uten avsender – «Ansatt · anonym» og ingenting annet. Den som skrev, kan komme tilbake med nøkkelen, lese svaret og skrive videre. Vil lederen snakke direkte, kan lederen be om det, men bare den ansatte kan gi seg til kjenne, ved å skrive fra sin egen e-post.

1. Den ansatte skriver en kommentar og får en privat lenke. Lenken er den eneste veien tilbake til samtalen; Orgpuls kan ikke sende den på nytt.
2. Lederen leser kommentaren uten navn og uten gruppe, og svarer.
3. Den ansatte åpner lenken, leser svaret og kan svare tilbake. Samtalen lever i Samtaler til den avsluttes.

Hva med påminnelser og deltakelse?

Påminnelsene går fra Orgpuls til dem som ikke har svart, etter planen i årshjulet eller når lederen ber om det – maks to per runde. Lederen ser hvor mange som mangler, aldri hvem, og også det tallet holdes tilbake når færre enn terskelen er spurt. Deltakelsen vises per gruppe først når gruppen har nådd terskelen; små grupper teller bare med i helheten.

Hvem ser hva?

Hva skjer i rapporten og på siden for de ansatte?

Rapporten til ledelse, styre og eventuelt Arbeidstilsynet følger samme regler som skjermen: ingen tall for grupper under terskelen, én gruppe til holdt tilbake der et regnestykke ellers ville gått opp, og ingen sitater som kan spores. Spørsmålene om krenkende atferd og vold rapporteres bare som antall for hele virksomheten.

De ansatte får sin egen side etter hver runde, «Dette sa dere, dette gjør vi», med resultatet i klarspråk og tiltakene som ble bestemt. Den følger de samme grensene, og den er på som standard: daglig leder kan skru den av, men ikke senke terskelen for den.

Hva kan dere stille inn selv, og hva kan dere ikke?

Hva lagres, og hvor?

Om svarene lagres gruppen og timen svaret kom inn; om brukerne navn, e-post, rolle og avdeling; passord bare som hash. Spørsmålene er laget for ikke å samle helseopplysninger eller andre særlige kategorier av personopplysninger. Dataene ligger i EU, og de brukes ikke til å trene modeller. Databehandleravtalen, underleverandørene og det rettslige grunnlaget står på siden om sikkerhet og personvern.