Hvordan tar dere det psykososiale arbeidsmiljøet med på vernerunden?

Hva er en vernerunde?

En vernerunde er en planlagt runde gjennom arbeidsplassen der leder og verneombud ser etter forhold som kan skade helse eller sikkerhet, snakker med dem som arbeider der, og noterer det som må følges opp. Ordet står ikke i arbeidsmiljøloven. Runden er likevel en etablert måte å oppfylle lovens krav på. Arbeidsgiveren skal «kartlegge farer og problemer» og vurdere risikoen (arbeidsmiljøloven § 3-1 andre ledd bokstav c og internkontrollforskriften § 5). Verneombudet skal påse at arbeidsmiljøet er forsvarlig og kan, med Arbeidstilsynets ord, «på eget initiativ foreta jevnlige systematiske inspeksjoner innen sitt verneområde».

Arbeidstilsynet anbefaler at arbeidsgiveren, eller en annen som representerer arbeidsgiveren, er med på runden. Hvor ofte dere går, sier ikke regelverket med et tall; Arbeidstilsynet skriver «jevnlige», og risikoen i arbeidet avgjør hva det betyr hos dere.

Dekker vernerunden det psykososiale arbeidsmiljøet?

Bare hvis dere legger det inn. En tradisjonell vernerunde ser etter det som kan ses: rømningsveier, verneutstyr, ergonomi, kjemikalier, orden. Arbeidsmengde, uklare krav, støtte fra lederen og konflikter mellom kollegaer ses ikke – de må spørres etter. Arbeidsmiljøloven § 6-2 sier at verneombudet særlig skal påse at «arbeidstakernes psykososiale arbeidsmiljø er ivaretatt», og Arbeidstilsynet skriver at verneombudets del i helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet (HMS) «inkluderer også arbeidstakernes psykososiale miljø». Det gjør runden til et naturlig sted å spørre.

Men runden har en grense som undersøkelsen ikke har: ingen er anonyme. Den som sier til verneombudet, med lederen ved siden av, at arbeidsmengden er uforsvarlig, har sagt det med navn. Derfor er runden best til å se, og til å stille åpne spørsmål, mens tallene på hvordan folk har det, bør komme fra en anonym undersøkelse. Arbeidstilsynet sier det samme på sin måte:

Hva ser dere etter når temaet er psykososialt?

Det psykososiale viser seg i det fysiske og det organisatoriske, hvis man vet hva man skal se etter:

• Tempoet. Står oppgavene i kø, ringer telefoner uten at noen tar dem, spises lunsjen ved skjermen? Det er arbeidsmengde og tidspress i praksis.
• Hvem som er alene. Arbeid uten kollega i nærheten over lang tid, nattevakter, utekontorer. Mulighet for kontakt og kommunikasjon er en faktor loven nevner.
• Beskjedene. Henger det instrukser som motsier hverandre, kommer meldinger fra flere kanaler og flere sjefer? Det er uklare eller motstridende krav.
• Tonen. Snakker folk med hverandre eller forbi hverandre? Blir den som spør, møtt med hjelp eller med sukk?
• Sporene etter vold og trusler. Alarmknapper som ikke virker, mottak uten skjerming, enearbeid med publikum, pasienter eller kunder.
• Det nye. Omorganisering, ny leder, nye systemer, mange nyansatte eller mange som har sluttet. Forskriften § 1A-2 krever at kartleggingen gjentas ved endringer.

Hva spør dere om?

Spør åpent, i små grupper eller én og én, og noter mønstre, ikke navn. Fem spørsmål rekker langt:

1. Hva stjeler mest tid i en vanlig uke?
2. Når visste du sist ikke hva som var forventet av deg?
3. Hvem spør du når du står fast, og får du svar?
4. Har det skjedd noe det siste halvåret som gjorde deg utrygg på jobb?
5. Hva skjedde med det dere sa fra om sist?

Det siste spørsmålet er det viktigste. En vernerunde som ikke følges opp, lærer folk at det ikke nytter å si fra – og det er i seg selv et dårlig ytringsklima.

Hvordan noterer dere funnene uten å peke på personer?

Rapporten fra vernerunden er et dokument flere skal lese. Skriv funn som forhold, ikke som utsagn fra navngitte personer: «Avdelingen melder om beskjeder fra tre ledd som ikke stemmer overens», ikke «NN sier at sjefen …». Det som gjelder én person, hører hjemme i en samtale, ikke i rapporten. Og det som er alvorlig – trakassering, vold, trusler – skal ikke vente på neste runde: det meldes med en gang og håndteres etter virksomhetens rutiner.

Hva kan vernerunden ikke erstatte?

En anonym arbeidsmiljøundersøkelse. Forskrift om utførelse av arbeid § 1A-2 krever at de psykososiale faktorene kartlegges og risikovurderes systematisk, hver for seg og samlet, i samarbeid med de ansatte, og at det dokumenteres. Runden gir observasjoner og samtaler; den gir ikke tall per faktor og per gruppe som kan sammenlignes over tid, og den gir ikke den som svarer, anonymitet. De to utfyller hverandre: undersøkelsen sier hvor det er lavt, runden viser hvorfor. Les om hva en arbeidsmiljøkartlegging er og om kravene til kartleggingen.

Hva er spesielt med vernerunde på en byggeplass?

På en bygge- eller anleggsplass er det ofte flere arbeidsgivere, skiftende lag og korte frister, og vernerunden henger gjerne sammen med SHA-planen (planen for sikkerhet, helse og arbeidsmiljø) og de sikre jobb-analysene. Det psykososiale er like konkret der: tidspress mot milepæler, samordning mellom firmaer, beskjeder som ikke når fram, og språk. Byggherreforskriften § 19a krever at arbeidsgiveren sørger for at arbeidstakerne kan kommunisere slik at det ikke oppstår sikkerhetsrisiko. Der sikkerheten krever det, skal minst én på hvert arbeidslag kunne forstå og gjøre seg forstått på et språk resten av laget forstår. Spør på runden om beskjedene faktisk blir forstått, og om det er greit å spørre igjen. Når flere arbeidsgivere er på samme plass, har hovedbedriften ansvaret for å samordne HMS-arbeidet (arbeidsmiljøloven § 2-2).

Sjekkliste: det psykososiale arbeidsmiljøet på vernerunden

Før runden

• Avtal at det psykososiale er med på denne runden, og hvem som spør.
• Se på forrige rapport: hva ble lovet, og hva skjedde?
• Se på det dere allerede vet: resultatene fra siste undersøkelse, avvik, sykefravær og turnover for området.
• Gi beskjed på forhånd om at dere kommer, og hva dere vil snakke om.

Under runden

• Tempo og køer av oppgaver; pauser som tas eller ikke tas.
• Hvem som arbeider alene, og hvor lenge.
• Instrukser og beskjeder: motsier de hverandre, og forstås de av alle?
• Tonen mellom kollegaer, og mellom leder og ansatte.
• Sikring mot vold og trusler der det er kontakt med publikum, pasienter eller kunder.
• Endringer siden sist: ny leder, omorganisering, nye systemer, mange nye.
• Spør: Hva stjeler tid? Hva er uklart? Hvem hjelper? Hva skjedde med det dere sa fra om sist?

Etter runden

• Skriv funn som forhold, uten navn; alvorlige saker meldes med en gang.
• Gi hvert funn en ansvarlig og en frist, og legg det inn i handlingsplanen.
• Fortell dem som var med, hva som skjer videre – også når svaret er at noe ikke kan gjøres nå.
• Ta funnene med inn i risikovurderingen av det psykososiale arbeidsmiljøet (forskriften § 1A-2).

Sjekklisten finnes som gratis Word-mal nederst på siden. Les også om verneombudets rolle i kartleggingen. Rollen i det hele – oppgaver, opplæring og rettigheter – står i verneombud og psykososialt arbeidsmiljø.